Kenali Ciri – Ciri Surat Dinas Beserta Contohnya, Penting untuk Karyawan!

Surat dinas adalah suatu informasi yang ditujukan secara resmi. Surat ini bersifat resmi namun beberapa dari lainnya tidaklah mengikat.

Surat dinas menjadi salah satu sarana yang dimiliki baik oleh pemerintah maupun dari pihak swasta. Terdapat ciri-ciri surat dinas yang bisa kita amati, tiru dan modifikasi. Yuk kenali ciri-ciri tersebut!

7 Ciri-ciri Surat Dinas yang Tidak Boleh Dilewatkan

Berikut adalah ciri – ciri dan contoh surat dinas antara lain :

1. Surat Dinas Memakai Instrumen yang Sesuai

Perlu diketahui bahwasanya isi dan kandungan yang ada di surat dinas sudah disesuaikan. Surat dinas memakai instrumen yang sesuai.

Instrument ini mencangkup jenis, warna kertas, ukuran, warna tinta hingga bentuk dari tulisan. Semua instrumen ini diatur dan dibuat sedemikian rupa untuk ditujukan kepada pihak terkait yang menerimanya.

2. Surat Dinas Lebih Umum Memakai Warna Kertas Putih

Pemilihan bahan baku surat dinas umumnya juga sudah ditentukan. Karena bersifat resmi dan formal penggunaan warna dan kertas surat dinas tidak bisa dibuat dengan sembarangan.

Surat dinas lebih umum memakai warna kertas putih. Hal ini karena kertas berwarna putih lebih bersih dan lebih cocok dijadikan sebagai bahan resmi. Bahan baku ini juga dipilih sebaik mungkin sehingga menghasilkan surat dinas yang layak digunakan / diterima.

3. Menggunakan Bentuk Surat yang Standar

Setiap instansi memiliki segi peraturan yang berbeda. Penggunaan surat dinas juga dipilih menggunakan bentuk surat yang standar.

Desain dan karakter dari surat dinas umumnya tidak jauh berbeda dari surat resmi lainnya. Karena terdapat berbagai macam jenis maka surat dinas masih bisa dibedakan tergantung dari jenisnya.

Namun dari segi bentuk, surat dinas lebih akrab menggunakan bentuk surat yang standar karena dinilai simpel dan praktis. Semakin standar bentuknya maka surat dinas akan semakin enak untuk dibaca.

4. Hal Terpenting Terletak pada Kaidah Bahasa

Dari segi fungsionalitas, maka surat dinas memiliki bagian penting yang tidak boleh dihilangkan. Bagian penting ini mencangkup pemakaian kata serta tanda – tanda baca, alinea dan paragraf yang dibuat sebaik mungkin.

Tata letak lainnya yang penting mencangkup isi yang dibuat dengan singkat, padat, lugas dan jelas. Penggunaan ini akan membuat si penerima mudah memahami tugasnya.

5. Menghindari Suatu Kata yang Disingkat Secara Tidak Umum

Surat dinas berarti media atau alat komunikasi yang bersifat tertulis dan resmi. Fungsi dari surat dinas ini bersifat resmi.

Karena sifatnya yang resmi membuat surat dinas tidak boleh menggunakan kalimat yang disingkat. Sifat tersebut pula, isi surat harus dibuat sedetail mungkin agar mudah untuk dipahami.

Siapapun yang membuatnya harus menggunakan kaidah bahasa indonesia sesuai dengan ejaan yang telah disempurnakan. Karena memiliki sifat pasti maka kita tidak diperkenalkan untuk merinci surat dinas dan tetap harus mengikuti prosedur yang berlaku.

6. Memperhatikan Kebersihannya

Ketika sohib kongkow menerima surat dinas dan terdapat bercak yang kotor. Maka surat dinas tersebut bisa dikomplain. Hal ini tidak sesuai standar yang diberikan sehingga membuat surat dinas menjadi pantas untuk dipertanyakan.

7. Memperhatikan Kerapiannya

Surat dinas harus tetap terjaga baik kebersihan maupun kerapian. Kedua aspek ini saling terkait dan harus diperhatikan dengan seksama.

Ketika menggunakan surat dinas dan terkesan acak-acakan maka kita berhak mengajukan komplain atas dasar ketidaknyamanan yang diberikan. Oleh karena itu penting untuk tetap menjaga kerapiannya sebelum surat dinas diserahkan kepada pihak terkait.

Nah, demikianlah ciri-ciri surat dinas yang bisa dijadikan acuan. Semoga membantu sohib kongkow yang sering bertugas membuat ataupun menerima surat dinas.