Tugas Event Organizer, Pengertian, Kemampuan dan Contoh EO

Semakin hari, semakin banyak orang yang lebih suka mengembangkan usahanya sendiri daripada bekerja kantoran. Salah satu bisnis yang menggeliat dan diminati adalah EO alias event organizer. Kali ini aku akan berbagi informasi apa saja sih tugas event organizer, namun sebelumnya kita kenalan dulu apa itu EO.

Pengertian Event Organizer

Beberapa waktu lalu aku sudah pernah sekilas membalas tentang pengertian event organizer dalam artikel berjudul LO adalah Organizer. Kali ini aku akan membahasnya lebih detail.

Yang disebut dengan event organizer artinya sebuah bisnis yang dijalankan secara profesional untuk menyediakan jasa menjadi penyelenggara acara, baik formal ataupun non formal. EO membantu pemilik hajat dalam melangsungkan acara karena memiliki tim yang berpengalaman.

Tak heran kalau bisnis EO semakin banyak diminati saat ini karena bisa menghasilkan pendapatan yang cukup besar. Setiap anggota tim dalam sebuah EO minimal bisa mendapatkan Rp5.000.000 - Rp10.000.000 pada sebuah event. Tentunya kisaran angka tersebut bisa berbeda antara satu kota dengan kota lainnya.

EO biasanya mengacu pada penyelenggaraan acara yang berhubungan dengan seni dan musik. Namun dalam perjalanannya, kini EO juga digunakan pada penyelenggaraan pesta kantor, gathering, event blogger, acara ulang tahun dan pernikahan, serta seminar bisnis atau pendidikan.

Jika teman-teman kongkow ada yang tertarik untuk mengembangkan bisnis event organizer, sebaiknya jangan hanya tergiur dengan pendapatan yang bisa diraih. Sebelumnya kita juga perlu tahu lebih dulu apa saja tugas yang harus dikerjakan dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki untuk bisa menjadi EO yang sukses.

8 Tugas Event Organizer

Secara garis besar tugas event organizer ada 8 hal, meliputi:

1. Merumuskan Konsep

Ini adalah tahap awal yang sangat penting untuk menentukan kelanjutan proses acara ke depannya. Di sini EO akan berdiskusi dengan klien untuk mengetahui keinginan dan permintaan klien. Apakah klien memiliki tema tertentu, lokasi yang diinginkan dan tentu saja budget yang dimiliki.

Setelah itu EO akan mulai merumuskan ide acara dan memberikan referensi tempat pelaksanaan. Tahap ini bisa jadi sangat lama, karena ada kalanya klien rewel dan banyak maunya.

2. Mengembangkan Konsep Menjadi Teknis Acara

Setelah konsep telah matang, saatnya untuk mengembangkan menjadi teknis yang lebih detail. Misal, terkait dekorasi ruangan, EO harus memikirkan warna tenda atau jenis bunga yang dipilih, alur datang dan perginya tamu, penataan tempat duduk dan katering, serta masih banyak hal teknis lainnya, termasuk sound system dan tata lampu.

3. Merencanakan Anggaran Dana

Tugas selanjutnya yaitu menyusun anggaran dana menjadi beberapa pos. Hal ini agar lebih optimal dalam pengelolaan dana, sehingga tidak ada yang miss dalam prosesnya. Beberapa pos anggaran dana yang biasanya ada dalam sebuah acara, antara lain administrasi dan surat menyurat, perlengkapan dan dekorasi, panggung, pencahayaan dan sound system, pengisi acara, SDM tambahan, konsumsi, akomodasi dan transportasi, publikasi dan promosi, sewa lokasi, serta kebutuhan acara.

4. Membagi Tugas dalam Beberapa Tim

Menyelenggarakan sebuah acara besar tentu saja tak mungkin dikerjakan sendiri. Membutuhkan tim agar acara bisa berjalan lancar. Dalam sebuah EO setidaknya terdiri dari koordinator, bendahara, tim promosi, seksi acara dan beberapa orang yang menjadi LO.

5. Pendanaan

Setelah rancangan dana dan pembagian tim dilakukan, saatnya untuk mengelola pendanaan. Dalam proses pengumpulan dana ini, tim keuangan dan promosi bisa bekerjasama untuk mencari sponsorship/ donatur.

Untuk bisa mendapatkan donatur, kita perlu menyiapkan proposal sponsorship yang unik dan menjual. Kita juga harus menjelaskan apa timbal balik yang didapatkan oleh sponsor jika memberikan dukungan dalam acara tersebut. Biasanya calon sponsor juga meminta tim EO untuk mempresentasikan detail proposal untuk melihat keseriusan penyelenggara acara.

6. Persiapan Acara

Pihak EO biasanya akan menyediakan timeline dalam bentuk excel yang akan dibagikan pada pihak-pihak terkait. Proses persiapan ini tergantung besarnya acara. Bahkan ada persiapan yang berlangsung 6 bulan - 1 tahun sebelum acara digelar.

Timeline ini sebagai panduan agar persiapan acara tidak ada yang meleset dari waktu yang sudah ditetapkan. Sekaligus sebagai checklist untuk memastikan item-item apa saja yang harus dipersiapkan dan dikerjakan.

7. Pelaksanaan Acara

Hari besar telah tiba. Ini adalah penentuan dari semua persiapan yang telah dilaksanakan. Banyak hal tak terduga yang bisa terjadi pada hari pelaksanaan acara. Oleh karena itu, pihak EO harus memiliki rencana cadangan dan sigap dalam mengantisipasi hal-hal yang berjalan di luar rencana.

8. Membuat Laporan Pertanggungjawaban

Berakhirnya acara bukan berarti kerja event organizer sudah selesai. Usai penyelenggaraan acara, tim EO harus mereview kegiatan tersebut dan mempersiapkan laporan pertanggungjawaban. Apa saja kendala yang dihadapi, dan apakah ada feedback dari klien. Review ini berguna untuk meningkatkan kualitas kinerja ke depannya.

7 Kemampuan Utama EO

Setelah mengetahui cara kerja EO dan bagaimana menjalankannya, teman-teman kongkow juga perlu tahu bahwa ada 5 kemampuan utama yang harus dimiliki EO. Apa sajakah skill tersebut?

• Kepemimpinan - Bukan hanya koordinator proyek yang harus memiliki kemampuan ini, setiap tim EO sebaiknya memiliki skill ini karena agar sebuah event sukses diperlukan kemampuan untuk memberikan arahan.
• Negosiasi - Setiap anggota EO harus memiliki skill melakukan negosiasi, terutama saat berhubungan dengan vendor dan klien.
• Teliti - Tidak hanya teliti dalam merencanakan event, EO juga harus teliti dalam memantau jalannya persiapan dan pelaksanaan acara.
• Keterampilan Komunikasi - Bukan sekadar harus pandai berbicara dan nego, tim EO juga harus menjadi pendengar yang baik terkait keinginan klien dan kebutuhan vendor. Tim EO juga harus memiliki kemampuan menulis agar detail-detail yang dibutuhkan tidak terlupakan.
• Koordinasi dan Adaptif - EO sebaiknya memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dengan berbagai karakter manusia dan punya kemampuan adaptasi yang cepat. Terutama terkait hal-hal yang di luar rencana.
• Pemecahan Masalah - Dalam proses persiapan dan pelaksanaan acara akan selalu ada masalah-masalah yang timbul, baik itu besar atau kecil. EO harus siap untuk memecahkan setiap masalah yang datang, mampu mencari jalan keluar yang tepat dan tetap bersikap tenang.
• Keterampilan Interpersonal - Berkecimpung di bidang ini membutuhkan kemampuan yang baik dalam menjaga hubungan dengan orang lain. Di sini kita perlu menjadi pribadi yang nggak mudah baper.

Untuk memiliki 7 kemampuan di atas, seseorang tidak harus lulus dari jurusan ilmu komunikasi. Yang terpenting adalah kita memiliki keinginan untuk terus meningkatkan kualitas diri. Salah satunya dengan mengikuti seminar, workshop dan sertifikasi yang dibutuhkan dalam peningkatan skill.

Selain itu, perbanyak portfolio agar orang semakin percaya dengan kinerja kita. Tidak harus selalu memulai dari pekerjaan yang besar, kita bisa mengawalinya dari proyek-proyek kecil, misalnya pesta ulang tahun keponakan, acara 17an RT, dsb. 

Jika banyak orang mengakui kemampuan kita dalam mengelola event, branding kita akan terbentuk. Orang-orang yang tahu kualitas kerja kita akan merekomendasikan pada orang lain di sekitarnya.

Insya Allah apabila seluruh tim EO memiliki 7 kemampuan utama di atas, perlahan tapi pasti sebuah event organizer akan mencapai kesuksesan.

Contoh Event Organizer Sukses di Semarang

Nah, jika teman-teman kongkow membutuhkan inspirasi dalam menjalankan sebuah tim penyelenggara acara, aku akan membagikan beberapa contoh EO yang sukses. Karena aku ada di Semarang, aku akan membagikan daftar EO di kota Lunpia ini ya.

1. Mahkota Wedding & Event Organizer

EO ini telah memiliki pengalaman kurang lebih 25 tahun dalam penyelenggaraan berbagai acara.

• Alamat: Ruko Mataram Plaza Blok E 10 11 Jl. Letjen MT Haryono,, Jagalan, Kec. Semarang Tengah, Kota Semarang, Jawa Tengah 50137
• No Telepon: (024) 3560090

2. Wangsit Party & Event Organizer

Memiliki pengalaman kurang lebih 7 tahun dan telah mendapat banyak rekomendasi dari para klien pernah bekerjasama dengannya.

• Alamat: Jl. Lamper Sari No.18a, Lamper Kidul, Kec. Semarang Sel., Kota Semarang, Jawa Tengah 50241
• No Telepon: (024) 8441122
• Website: wangsit.co.id

3. Caraka EO Semarang

Pengalaman selama 5 tahun lebih telah memberikan bukti bahwa kinerjanya cukup baik.

• Alamat: Jl. Pamularsih Bar. V, Bojongsalaman, Kec. Semarang Bar., Kota Semarang, Jawa Tengah 50141
• No HP: 0896-6894-4338

4. Moment Event Organizer Semarang

Berdiri sejak 7 tahun lalu, telah memiliki banyak pengalaman dalam menyelenggarakan berbagai jenis acara.

• Alamat: Jl. Gajah Raya No.112, Pandean Lamper, Kec. Gayamsari, Kota Semarang, Jawa Tengah 50248
• No Telepon: (024) 6700090
• Situs: www.moment.id

5. Zambert Course & EO

Memiliki segudang portfolio di bidang penyelenggaraan acara kurang lebih 7 tahunan. Selain itu juga direkomendasikan banyak orang di Google Review.

• Alamat: Jl. Taman Kelud Sel. No.5A, Petompon, Kec. Gajahmungkur, Kota Semarang, Jawa Tengah 50237
• No HP: 0812-8636-4461

5 contoh EO Semarang yang sukses di atas semoga bisa memberikan lecutan semangat buat teman-teman kongkow yang ingin memulai bisnis di bidang tersebut. Tidak ada kesuksesan yang instan, jangan goyah hanya karena satu angin besar.

Di masa pandemi seperti ini, banyak EO gulung tikar. Namun para pemilik event organizer yang kreatif dan inovatif tetap bisa bertahan karena tahu bagaimana mengatasi kondisi ini. Salah satunya dengan banting setir sebagai penyelenggara acara-acara offline.

Semoga artikel tentang tugas event organizer, lengkap dengan pengertian, kemampuan dan contoh EO memberikan manfaat untuk kalian ya, pals. Sampai jumpa di celoteh-celotehku berikutnya!