LO adalah Organizer Acara, Benar atau Salah Ya?

Aku nggak menyangka sih kalau tips menjadi liaison officer (LO) menjadi artikel yang paling banyak dicari di blog ini. Tak sedikit yang kemudian bertanya secara pribadi kepadaku apakah LO adalah organizer sebuah acara.

Hmm, sebenarnya di artikel tersebut sudah kuberikan pengertian LO juga sih, cuma mungkin masih membingungkan bagi sebagian orang. Nah, biar nggak bingung aku akan menjabarkan di mana sih posisi LO dalam sebuah event organizer.

Posisi dalam Event Organizer

Event Organizer (EO) adalah bahasa keren dari penyelenggara acara. Apakah event organizer selalu berupa penyedia jasa profesional? Menurutku tidak. Buat teman-teman kongkow yang dulunya saat kuliah aktif berorganisasi, pasti secara nggak langsung pernah lah jadi bagian dari penyelenggaraan acara.

Hanya saja biasanya nggak disebut dengan Event Organizer, tapi pakai istilah panitia acara. Apa bedanya panitia acara kampus dengan event organizer? Sebenarnya nggak jauh beda sih. Hanya saja EO biasanya memiliki skala profesional dan memiliki peralatan serta sumber daya yang lebih lengkap.

Panitia acara juga biasanya menggandeng EO untuk sebuah acara-acara berskala besar agar kualitas acara menjadi lebih baik. Tugas dari EO adalah membantu klien/ panitia untuk merealisasikan konsep acara yang diinginkan klien menjadi kenyataan.

Berikut ini lingkup tanggungjawab EO dalam sebuah acara:

• Merencanakan konsep acara
• Menentukan narasumber, lokasi, dan waktu
• Mencari media partner dan sponsorship
• Memasarkan/ menginformasikan event
• Memantau berlangsungnya event
• Membuat laporan pertanggunjawaban

Sounds familiar? Iyalah, yang sering jadi panitia acara pastinya tahu banget rempongnya bikin event ya. Dengan pengalaman yang kita miliki, ada kans untuk mengembangkan event organizer sendiri lo, pals? Gimana mau berkongsi? Jadi ingat aku punya cita-cita untuk jadi EO acara-acara parenting, hehe.

Setelah tahu job desk EO, sekarang cari tahu yuk ada siapa saja sih di dalam sebuah EO? Lalu LO dalam event organizer itu ada di mana ya posisinya?

1. Project Manager

Ada yang menamainya dengan Event Manager atau Event Director, tapi secara pengertian sih sama aja. Intinya orang yang punya peran dalam mengatur kinerja EO secara keseluruhan. Sederhanannya, ketua alias pimpinan dari EO, atau penanggungjawab utama dari sebuah EO.

Biasanya orang yang dipilih sebagai Project Manager adalah mereka yang sudah tahu banget konsep acara yang bakal dibikin. Jam terbangnya sudah tinggi, punya skill dan mitra yang berlimpah. Jadi biasanya bagian lobi-lobi gitu deh.

2. LO (Liaison Officer)

Nah, ini yang teman-teman kongkow cari kan? LO adalah organizer, lebih tepatnya LO adalah bagian dari event organizer yang punya peran sebagai teman bagi narasumber, tamu atau artis. Segala hal terkait tamu, narasumber atau artis menjadi tanggungjawab penuh dari LO.

Dari mempersiapkan kedatangan, transportasi, tiket, sampai memastikan kenyamanan selama acara, kebutuhan makan dan minumnya. Jadi LO ini butuh banyak skill, sekaligus bisa membawa banyak manfaat. Nanti di akhir aku bisikin manfaat menjadi liaison officer yaks!

3. Media Partner

Event nggak akan berjalan sukses tanpa adanya promosi yang mendukung. Nah, Media Partner ini punya peran dalam urusan promo acara. Siapa saja yang bisa menjadi media partner? Bisa siapa saja, bisa dari media cetak, media elektronik, dan tentu saja media online. Hmm, blogger juga bisa ambil bagian menjadi media partner sebuah event lo.

4. PIC (Person In Charge)

PIC adalah orang yang dipilih untuk bertanggungjawab atas hal-hal tertentu secara spesifik pada sebuah acara. Misal, PIC keuangan, PIC Marketing, PIC produksi, dsb. Kalau bahasa sederhananya zaman masih jadi panitia di kampus, PIC ini ketua seksi/ ketua bidang gitu lah ya.

5. Show Director

Peran dari Show Director yaitu bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara. Biasanya disebut juga sebagai seksi acara. Tidak hanya mengawasi jalannya pertunjukan/ acara agar berjalan lancar. Seksi acara juga bertanggungjawab atas kenyamanan para penonton/ peserta.

6. Stage Manager

Seperti apakah lighting, sound system, lighting dan alur pertunjukan di atas panggung? Semua itu jadi tanggungjawab dari Stage Manager.

7. Runner

Tim kecil bagian dari Show Director. Tim ini merupakan pengawas keberlangsungan acara agar berjalan sesuai timeline yang ada. Tim ini juga menjadi penghubung antara Show Director dengan bagian lain. Misal mengingatkan bagian registrasi untuk segera menutup pendaftaran karena acara akan dimulai, atau mengingatkan bagian konsumsi untuk segera menyiapkan makan siang.

Gimana pals, ada bayangan seperti apakah kinerja sebuah EO? Tentunya setiap EO punya sumber daya yang berbeda-beda. EO besar tentu punya posisi yang lebih beragam. Sementara EO kecil-kecilan bisa jadi satu orang memiliki peran lebih dari satu. Apapun perannya, tentu saja tetap harus dijalankan secara profesional dan bertanggungjawab.

Jadi Apakah LO adalah Organizer?

Jika diintip dari kamus, arti organizer dalam bahasa Indonesia adalah penyelenggara. Meski tak sedikit yang menyebutkan bahwa kepanjangan dari LO adalah liaison organizer, jika ditilik dari arti, sepertinya kurang tepat. Lebih pas disebut dengan liaison officer. Sebagaimana banyak orang menyebutnya.

Officer sendiri jika diartikan dalam bahasa Indonesia adalah petugas. Lebih cocok kan jika disandingkan dengan liaison yang bermakna hubungan. Maka sederhananya liaison officor alias LO adalah petugas yang memiliki peran untuk menghubungkan antara pihak satu dan lainnya.

Jadi apakah LO adalah organizer? Menurut pendapatku LO bukanlah organizer, lebih tepatnya, LO adalah bagian dari sebuah event organizer. Dalam penyelenggaraan sebuah event, peran LO sangat besar sekali. Ada yang pernah jadi LO?

Manfaat Menjadi LO

Seperti yang aku sampaikan di atas, bahwa aku mau berbagi manfaat menjadi LO. Aku menuliskan ini berdasarkan pengalaman pribadi selama beberapa kali ambil bagian dalam sebuah event.

1. Meningkatkan Skill Komunikasi

Tugas LO nampak sederhana, tetapi dibutuhkan keunggulan untuk bisa gupuh, lungguh dan suguh. Apaan tuh? Yang udah baca artikelku tentang LO pasti tahu deh, wkwk.

Untuk bisa memiliki kepiawian dalam gupuh, lungguh dan suguh, kita perlu belajar berkomunikasi dengan lebih baik. Tentu saja dalam berkomunikasi dengan tamu/ narasumber/ artis, kita harus mengenal pribadinya. Tahu kesukaannya. Bisa sedikit berbasa-basi tapi juga nggak lebay.

Menjadi LO adalah cara ampuh untuk meningkatkan public speaking skill kita. Coba aja deh! Seru kok.

2. Menambah Wawasan

Bertemu dengan orang lain yang punya background berbeda dengan kita bisa menjadi sebuah bahan obrolan yang asyik. Apalagi kalau kita mampu menggali pengalaman-pengalaman dari orang yang kita dampingi. Duh, bisa panen wawasan kita.

3. Belajar Memahami Orang Lain

Menjadi LO juga artinya kita belajar untuk memahami orang lain. Terkadang mungkin orang yang kita dampingi punya keinginan sedikit aneh atay nyleneh, kita nggak boleh dong berasumsi. Harus belajar untuk memahami keinginan tersebut. Jika dari pihak penyelenggara tak bisa memenuhinya, maka tugas kita adalah menginformasikan dengan bahasa yang baik, sehingga tidak muncul rasa tak nyaman di hati si tamu/ artis.

4. Melatih Regulasi Emosi

Tak semua orang yang kita dampingi adalah orang yang kalem dan menyenangkan, adakalanya kita dapat tanggungjawab untuk jadi LO artis/ tamu yang agak susah diatur. Bahkan mungkin kita bisa jadi akan dibuat jengkel oleh perilakunya.

Di sinilah pentingnya kemampuan regulasi emosi bagi seorang LO. Sejengkel-jengkelnya kita, tetap harus bersikap profesional dan menghormati si tamu/ artis.

5. Memperluas Networking

Jika kita berkali-kali jadi LO, artinya kita punya kesempatan untuk mengenal lebih banyak orang. Artinya kita jadi punya pertemanan yang semakin luas. Siapa tahu one day, orang-orang yang kita kenal tersebut, dipertemukan dalam kerjasama lainnya kan? Kalau kata orang bijak, ada takdir di setiap pertemuan.

Itulah sedikit jawabanku untuk pertanyaan apakah LO adalah organizer. Semoga mencerahkan dan bermanfaat ya, pals. See you!