Apa Itu DFD dan Contohnya

DFD....?

Kira-kira apa ya...? 

Apakah sama dengan DVD ?

Tidak, pasti jelas tidak sama. Baik, bagi teman-teman yang bekerja di bidang manajemen pasti tidak asing dengan istilah ini. Buat kalian yang penasaran apa itu sebenarnya yang dimaksud dengan DFD silahkan disimak penjelasan lengkapnya.

Pengertian DFD (Data Flow Diagram) merupakan rangkaian penyaluran data yang berkesinambungan untuk suatu tujuan tertentu. Dalam dunia bisnis atau usaha atau bahkan lembaga. Data merupakan hal sangat penting dan krusial. Untuk memantau, mengevaluasi dan memberikan kebijakan dalam suatu bisnis dan usaha ataupun lembaga butuh data sebagai suatu pertimbangan dan acuan.

Baca juga : cara ubah JPG ke PDF

Jika data yang ada tidak relevan atau tidak akurat maka bisa jadi kinerja yang dihasilkan tidak maksimal dan salah dalam memberikan kebijakan. Semua yang berkaitan dengan data pasti diarsipkan ketika hal itu berkaitan dengan lembaga, dan diolah serta dievaluasi saat berkaitan dengan suatu usaha. Untuk memahami apa itu DFD dan contohnya, terlebih dahulu kita bisa mengenal komponen-komponennya.

Komponen-komponen DFD

1. Entity

Ialah pihak-pihak luar yang berhubungan/ mempengaruhi terhadap suatu proses pengolahan data. Seperti suatu perusahaan, berurusan dengan pemerintah dalam hal perizinan. Disini lembaga pemerintah yang mengurusi perizinan ini bagi perusahaan yang bersangkut merupakan entity, karena ia termasuk pihak luar perusahaan tersebut yang dapat mempengaruhi proses pengolahan data. Banyak lagi seperti misal pihak asuransi, pihak bank, mitra bisnis, dll semua merupakan entity karena secara eksternal mempengaruhi proses pengolahan data pada perusahaan tersebut.

2. Proses

Bagian dari DFD yang paling penting. Proses disini sifatnya bisa menjelaskan hal yang berbeda-beda tergantung bidang apa yang direpresentasikan oleh perusahaan atau lembaga. Jika oleh suatu perusahan, proses yang dimaksud ialah dari barang mentah sampai menjadi barang siap dipasarkan. Sedangkan bagi lembaga ialah dari data masyarakat sampai menjadi berbagai informasi yang nanti hasilnya dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan data yang telah diolah.

3. Aliran Data

Merupakan arah berjalannya data pada DFD. Urutan mengalirnya data sangat penting untuk diperhatikan. Bisa saja dengan arah aliran data yang kurang tepat, dapat mengakibatkan kinerja suatu perusahaan menurun. Dengan aliran data yang berubah juga dapat merubah manajemen suatu perusahaan.

Suatu DFD menentukan baik tidaknya kinerja dan sistem evaluasi dalam suatu perusahaan atau lembaga. Oleh karenanya, arah aliran data harus diperhatikan. Seperti misalnya di suatu lembaga pendidikan atu sekolah, data base diperoleh dari data peserta didik.

Secara aliran data yang benar peserta didik diproses oleh pengajar, sehingga apa yang diperoleh dapat disampaikan kepada wali sebagai suatu hasil yang dapat direpresentasikan berdasarkan kumpulan dari data-data penguat. Seandainya jika hasil data itu diperoleh dari wali peserta didik terlebih dahulu (misalnya wali peserta didik ingin data anaknya unggul tanpa memperhatikan proses) baru kemudian guru merepresentasikan hasil belajar kepada wali peserta didik dengan arah aliran dua arah, maka akan timbul ketidakadilan dalam proses pengajaran guru yang bersangkutan. Oleh karenanya arah dari aliran data ini sangat penting.

4. Data Store atau Kumpulan Data

Merupakan data base atau sumber data yang terdiri dari ratusan atau mungkin ribuan data yang nantinya diolah oleh suatu proses, sehingga dapat menghasilkan suatu kesinambungan kerja yang bermanfaat. Data store bisa berupa data pelanggan, data masyarakat, data siswa, data pasien, dll yang merupakan objek yang nanti data mereka diproses atau dievaluasi keberadaannya.

Kalau misalnya di suatu sekolah, data siswa yang masuk merupakan data store, yang nanti menjadi dasar untuk pengolahan data selama proses pembelajaran. Banyaknya data di sekolah tergantung dengan banyaknya siswa. Jika jumlah data sedikit maka proses kinerja sekolah juga akan menurun. Data store dapat diperoleh dengan banyak cara bisa dengan mengisi data manual, bisa dari presensi digital, bisa dari pembacaan sensor-sensor intinya bagaimana cara memperoleh data dari barang atau komponen atau pihak-pihak atau customer yang kemudian akan diproses.

Jenis-jenis DFD

Agar lebih paham lagi tentang apa itu DFD dan contohnya, berikut ini penjabaran dari Jenis- jenis DFD.

Berdasarkan cakupan penggambaran pemrosesan data DFD dibagi menjadi 2, yaitu:

1. DFD Konteks Diagram (DFD level 0)

Aliran data merupakan hal yang sangat kompleks untuk digambarkan secara menyeluruh. Untuk itu gambaran yang mencakup kesemuanya perlu untuk dilakukan. Kenteks diagram merupakan pola pengolahan data dasar, yang nanti setiap diagram level-n mengacu pada konteks diagram ini.

Sebagai contoh dalam suatu industri rumah tangga penjualan keripik singkong, konteks diagramnya dari bahan mentah (singkong) diproses. Kemudian menjadi keripik dan dipasarkan sampai ke tangan konsumen dengan entity yaitu harga bungkusnya, masukan dari konsumen, harga bahan pendukungnya.

Contoh yang lain adalah suatu sekolah dari peserta didik yang masuk maka melalui sekolah mereka akan diberi pengajaran oleh pengajar, sehingga akan diperoleh data hasil berupa penilaian belajar siswa yang akan menghasilkan lulusan bermanfaat bagi dunia kerja dan masyarakat. Entitasnya komite sekolah, dunia usaha, dan pengawas. Jika digambarkan Konteks Diagramnya sebagai berikut :

Gambar 1. Data Flow Diagram Level 0

2. Detail Diagram (DFD lever 1)

Jenis yang kedua ini lebih kompleks atau lengkap penjelas setiap bagian dari konteks diagram. Dari aliran data dua atau lebih bagian konteks diagram dapat memiliki penjabaran yang banyak, atau komponen-komponne yang banyak. Misalkan, dari diagram di atas aliran data dari siswa setelah masuk ke sekolah kemudian masuk ke proses.

Baca juga : hendak beli doman? Cek ketersediaan domain disini

Di situ nanti terdapat beberapa komponen tambahan sebagai sumber data untuk masuk ke proses. Seperti data nama siswa dalam bentuk presensi diberikan kepada guru mapel dan wali kelas, data nilai siswa sebelumnya dalam bentuk ijazah, data prestasi siswa dalam bentuk sertifikat, diberikan kepada wali kelas, serta data berupa kemampuan peranannya nanti di kelas diketahui dengan adanya pengurus kelas. Hal tersebut jika digambarkan akan seperti ini:

Gambar 2. Data Flow Diagram Level 1

Berdasarkan bentuk secara fisik atau logis aliran data yang terjadi DFD dibagi menjadi 2, yaitu:

1. DFD Fisik

Seperti misalnya dalam usaha toko minimarket. Barang yang dibeli oleh pembeli dihitung dan dibayar maka gambar DFD fisiknya ialah :

Gambar 3. Data Flow Diagram Fisik

Ketika pembeli memilih barang kemudian menyerahkannya ke kasir, disitulah mulai pengaliran data. Kasir mengidentifikasi barang beserta harga dengan barcode yang ada pada barang melalui daftar barang dan harga dari data base. Setelah teridentifikasi barang dan jumlah nominalnya, proses menghitung total biaya dan kembalian (jika uang berlebih) dilakukan oleh kasir. Pembeli menyerahkan uang setelah mengetahui total harga barang dan menerima nota harga bukti pembayaran.

2. DFD Logis

Merupakan DFD yang keterangan aliran datanya berupa kegiatan. Secara logis kegiatan yang menjadi acuan dari data dicantumkan pada gambar DFD logis. Sebagai contoh yang sama pada gambar 3, jika kemudian dibuat DFD Logisnya akan menjadi seperti ini: 

Gambar 4. Data Flow Diagram Logis

Pembeli menyerahkan barang yang akan dibeli ke kasir. Kasir membaca kode barang dan menghitung jumlah harga barang beserta kembalian (jika uang berlebih). Kasir kemudian menunjukkan nominal harga total barang. Pembeli melakukan pembayaran, kemudian kasir mencetak nota harga untuk bukti pembayaran dan diberikan kepada pembeli.

Demikian uraian sedikit mengenai apa itu DFD dan contohnya mudah-mudaham bermanfaat. Dengan memahami Data Flow Diagram (DFD) diharapkan kinerja kita dalam bekerja menjadi bertambah dan semakin mantap karena dengan memahami DFD urutan aliran data dalam bekerja menjadi semakin jelas.