Inilah 3 Cara Menjadi Liaison Officer (LO)

Selain menjadi dirigen, pembaca narasi dan notulen, aku juga berpartisipasi menjadi Liaison Officer (LO) untuk salah satu narasumber Konferensi Ibu Profesional (KIP) 2019. 

Nah, hari ini aku mau berbagi tentang pengalamanku menjadi LO pada kepanitiaan KIP 2019 beberapa waktu lalu. Selama ini bayanganku menjadi LO ya intinya menghubungi narasumber dan menemani di saat event berlangsung, ternyata ada banyak hal yang harus dipersiapkan.

Bersyukur tim LO KIP 2019 bisa dilatih langsung oleh Ibu Septi, Founder Ibu Profesional. Dengan bekal yang Ibu berikan, alhamdulillah hampir semua narasumber memberikan testimoni puas dengan kinerja LO. Btw, dari tadi aku ngomong soal LO, teman-teman paham nggak ya apa yang dimaksud LO?

Apa Itu LO?

LO merupakan singkatan dari liaison officer. Kalau menurut wikipedia, LO adalah seseorang yang bertugas menghubungkan dua lembaga untuk berkomunisasi dan berkoordinasi mengenai kegiatan antarlembaga. Lazimnya, seorang liaison officer bermanfaat untuk menciptakan pemanfaatan terbaik sebuah sumber daya atau jasa suatu lembaga oleh lembaga lainnya.

Bingung?

Samaaa! Wkwk. Sederhananya begini, kalau di dalam sebuah event organizing, LO itu adalah penghubung antara kepanitiaan dengan narasumber. Jadi LO itu yang menanyakan kebutuhan-kebutuhan narasumber selama event berlangsung dan menyampaikan kepada tim panitia. 

Istilahnya sebagai penyambung lidah. Misal, dari panitia memberikan budget Rp xxx untuk akomodasi narasumber, LO nanti yang menyampaikan ke narasumber apakah bersedia atau ada request khusus.

Sudah pahamkah, pals, yang dimaksud dengan LO? Semoga sudah yaaa..

3 Cara Menjadi Liaison Officer (LO) yang Baik

Nah, sebelum event KIP berlangsung, Ibu Septi membagikan 3 tips untuk menjadi LO yang baik. Ibu ingin ‘anak-anaknya’ bisa menyambut narasumber dengan semaksimal mungkin. Bagaimanapun narasumber adalah tamu di event ini, jadi harus dijamu sebaik-baiknya.

Karena aku merasakan betapa tips-tips yang diberikan oleh Ibu Septi sangat bermanfaat, aku mau membagikan buat teman-teman. Mau nggak?

1. Gupuh

Adalah sebuah sikap yang bersegera menyambut kehadiran tamu dengan wajah sumringah/bahagia. Gestur tubuh kita berkata bahwa kita menerima tamu tersebut dengan tangan terbuka. 

Bagaimana caranya ? 

• Perkenalkan jauh-jauh hari sebelumnya kepada tamu yang berada di bawah tanggung jawab kita bahwa kita adalah LO beliau. Siap menemani selama event. Apabila ada pertanyaan sebelum dan selama event, siap untuk menjawab. 
• Pastikan jam keberangkatan dan jam kepulangannya dengan baik. Selalu siap apabila ada kabar delay/cancel. 
• Menyiapkan penjemputan di bandara/ stasiun/ terminal, dan siap menyambut di pintu gerbang bandara/stasiun KA/ terminal dengan kertas yang bertuliskan nama beliau dan tulisan tanda kepanitiaan acara. 
• Siapkan di mobil penjemputan air putih dan buah segar yang bisa langsung dimakan tanpa dikupas, misal jeruk, anggur, strawberry, dll (siapkan parcel buah kecil). Setelah tiba di hotel, bawa air putih dan mini parcel buah itu ke kamarnya.

2. Lungguh

Yaitu suatu sikap untuk memastikan bahwa tamu/ narasumber kita telah nyaman dengan fasilitas yang diberikan. 

Caranya:

• Pastikan kamar para tamu sudah ready.
• Jangan biarkan tamu mencari kamarnya sendiri
• Apabila harus mencari ke resepsionis atau panitia, biarkan tamu duduk di lobby dan berikan welcome drink dari hotel.
• Berikan kuncinya dan antar sampai kamar.
• Berikan run down acara, dan sampaikan acara mulai jam berapa, di ruang apa.

3. Suguh

Sebuah sikap untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada tamu/ narasumber event kita. 

Lakukan dengan:

• Apabila kehadiran tamu bertepatan dengan jam makan, saat di perjalanan tawarkan apakah mau sarapan/makan siang/malam.
• Setiap jam.makan selama event, pastikan tamu tersebut sudah makan, apabila tidak terlihat di restoran/ ruangan event, hubungi beliau dengan menelpon kamar atau HP-nya.
• Tanyakan apakah narasumber/ tamu tersebut memiliki pantangan makan.
• Terakhir ketika event selesai, antarkan tamu sampai ke point terakhir misal "bandara/stasiun," dan sampaikan terima kasih sudah berkenan hadir dan berbagi ilmu.

Bu Septi juga menambahkan bahwa sebaiknya sepanjang perjalanan selama antar dan jemput sang narasumber, banyaklah ngobrol hal-hal yang ringan. Sebelumnya, pastikan kita sudah googling seputar aktivitas tamu tersebut sehingga sedikit banyak kita tahu siapa dan seperti apa dunianya. Hal ini penting, karena bisa dijadikan bahan obrolan. 

Meski begitu, kita juga sebaiknya mengetahui karakter tamu tersebut. Ada tamu yang senang diajak ngobrol di perjalanan, ada yang tidak. Maka pastikan minta izin terlebih dahulu, apakah berkenan diajak ngobrol.

Ada tamu yang senang dengan ketenangan selama perjalanan, ada yang oke-oke saja kalau ramai. Maka pastikan minta izin apabila ada anak kecil yang ikut di mobil, apakah dia berkenan atau tidak? Tetapi lebih amannya adalah tidak ada anak kecil di mobil, untuk menghindari tamu yang sebenarnya tidak suka ramai tapi sungkan berbicara.

Bu Septi menambahkan bahwa tamu yang hanya "membatin" itu justru lebih berbahaya dibandingkan dengan yang "langsung bicara", karena mereka akan memakai asumsi, bukan fakta.

Satu hal yang aku ingat waktu Bu Septi membagikan tips menjadi LO ini, beliau menutup dengan sebuah pernyataan yang sangat menggugah;

Berbanggalah karena LO adalah orang yang terdekat dengan narasumber, maka harus tertular aura energy mereka.

 

Bangga Menjadi LO Mbak Restu Anjarwati

Pada momen KIP 2019 tersebut, aku bersyukur karena bisa menjadi LO dari sosok ibu muda yang inspiratif. Namanya mbak Restu Anjarwati. Dia adalah member Ibu Profesional Banten. Alhamdulillah aku tidak banyak menemukan hambatan saat menjadi LO mbak Restu dikarenakan mbak Restu ternyata waktu itu sekalian pulang kampung ke Yogyakarta.

Mbak Restu Anjarwati menyampaikan materi tentang menu belajar 

Aku sangat terbantu sekali karena tidak perlu menjemput beliau. Soal makanan pun mbak Restu nggak banyak request, cuma satu yang beliau minta; “Yang banyak ya, Mbak.” Wkwk. Kami hanya banyak ngobrol lewat whatsapp.

Sejak tahu aku menjadi LO buat mbak Restu, aku banyak ngepoin akun instagramnya dan jadi tahu apa family project yang dilakukannya. Awesome! Mbak Restu menjalankan menu STTPA, aku jadi ikut belajar dengan melihat akun instagram dan blognya. Apalagi usia anak mbak Restu dan Affan nggak jauh berbeda, jadi bisa nyontek menu belajarnya, hehe.

Yang paling berkesan ketika menjadi LO buat mbak Restu adalah betapa dukungan keluarganya sangat luar biasa. Dari suami, anak, adik, orangtua sampai mertua sangat mendukung beliau. Aku benar-benar terharu. Memang benar adanya ya, kita hanya akan bisa melejit ketika satu keluarga sudah bisa menjadi tim yang solid.

Terima kasih mbak Restu, meski sebentar aku banyak belajar darimu. Barakallah ilmunya, keep inspiring and sharing the goodness. Semoga bisa bertemu lagi di lain kesempatan!

The inspiring Mbak Restu and her family 

Semoga bermanfaat ya informasi tentang liaison officer (LO) ini. Jadi nanti kalau teman-teman sedang mempersiapkan event dan bertanggungjawab untuk berkomunikasi dengan narasumbernya, nggak perlu bingung lagi deh. Sampai jumpa!